Samen kiezen - werkvormen om met een groep prioriteiten te stellen

Prioriteren is in je eentje al lastig, en helemaal in een groep. Je hebt een bundel aan goede ideeën of doelen die je allemaal wilt bereiken. En iedereen vindt net even wat anders. Deze technieken helpen je om prioriteiten te stellen met een groep.

Besluiteloosheid is de grootste vijand van actie. Meer nog dan geen budget of tijd. Het scheelt dat je besluiteloosheid wat sneller kunt oplossen dan een gebrek aan middelen. Het toverwoord is structuur. Met een gestructureerd proces kom je tot gedragen keuzes. Ook door de mensen die in een sessie liever hun mond houden. Je kunt deze technieken goed combineren.

Direct naar

Dot-voting of stemstickers

Geld inzetten

Impact/effort-matrix

MoSCoW

1-2-4-allemaal

Kiezen vanuit energie

Dot-voting: laagdrempelig en snel

Dit werkt goed bij veel ideeën, veel deelnemers en weinig tijd. Het idee is simpel: iedereen krijgt hetzelfde aantal stickers. Vaak in de vorm van een cirkeltje, een punt - vandaar dot-voting. Vervolgens verdelen ze die over de ideeën (op post-its of uitgeschreven). Je top die is dan zo gevonden - en zichtbaar voor iedereen.

Tips:

• Drie is een mooi aantal als je dit wilt voorbereiden door kleine stickervelletjes te knippen

• De ‘officiële’ richtlijn is: het aantal ideeën gedeeld door het aantal deelnemers. Ik heb wel eens mensen te veel stickers gegeven. Dan stickert niet iedereen z’n volledige velletje leeg, of raak je het overzicht kwijt.

• Ben je bang dat de enthousiastelingen die meteen als een malle gaan plakken, de groep te veel beïnvloeden? Nummer dan de opties en laat iedereen eerst de nummers opschrijven, voor ze stickers uit gaan delen. 

• Heb je verschillende categorieën ideeën of doelen, stem dan per categorie.

Geld inzetten

Soms moeten er veel subkeuzes gemaakt worden in één sessie. Dan kun je iedereen een budget aan fictief geld geven. Iedereen krijgt evenveel ‘geld’ en mag dat verdelen over de ideeën. Dit dwingt hen om goed na te denken over wat echt belangrijk is, want: op is op.Het lijkt op dot-voting, maar meer nuance. En je associeert geld meer met waarde dan stemstickers.

Zo doe je het:

1. Geef elke deelnemer een portemonnee met een vast bedrag, verdeeld over verschillende biljetten.

2. Zoek bij elke keuze uit wat de opties zijn.

3. Laat de deelnemers geld inzetten op de opties: spreiden of juist niet. Ga voor de optie met het meeste geld.

4. Budget op? Jammer, dan is ook je invloed op.

Tips:

• Maak het speels: deelnemers mogen elkaar overbieden. Als iemand €100 inzet op een idee, mag een ander er €150 tegenover zetten.

• Zijn je deelnemers van vóór 1985? Print dan guldens uit. Nostalgie gegarandeerd.

• Of gebruik monopoly-geld

Impact/effort-matrix

Deze methode helpt bij het maken van strategische keuzes, vooral als je veel ideeën hebt die je wilt beoordelen op haalbaarheid en effect.

Doe het zo:

1. Laat deelnemers eerst individueel inschatten hoeveel impact elk idee heeft en hoeveel inspanning het kost om het uit te voeren. Zo voorkom je dat de mening van de luidste deelnemers overheerst.

2. Teken een matrix met vier kwadranten:

   • Hoog impact, lage inspanning: meteen doen!

   • Hoog impact, hoge inspanning: goed plannen en prioriteren.

   • Lage impact, lage inspanning: kleine quick wins, alleen doen als er ruimte voor is.

   • Lage impact, hoge inspanning: schrappen

3. Bespreek vervolgens gezamenlijk de plaatsing van de ideeën en stem af op welke ideeën de meeste aandacht verdienen.

4. Gebruik post-its en plak ze op een groot vel papier of een whiteboard voor een visueel overzicht.

   
   

Tip:

• Op internet vind je véél aantrekkelijke printversies van zo'n matrix, in verschillende varianten

  
  

MoSCoW-methode

Deze methode helpt om keuzes te structureren en helder te krijgen wat écht belangrijk is. MoSCoW werkt goed bij projecten met beperkte tijd en middelen, omdat het meteen duidelijk maakt waar de focus moet liggen. De naam komt van de vier categorieën waarin je ideeën indeelt:

• Must-haves (moet): absoluut noodzakelijk, zonder deze ideeën slaagt het project niet.

• Should-haves (zou moeten): belangrijk, maar als het echt niet lukt, kan het later.

• Could-haves (zou kunnen): leuk om te hebben, maar niet essentieel.

• Won’t-haves (niet doen): ideeën die nu buiten de scope vallen.

  
  

Zo doe je 'm:

1. Introduceer de categorieën en leg uit wat ze betekenen.

2. Laat ieder voor zich de ideeën indelen

3. Voer vervolgens het gesprek en vraag naar argument4en waarom een idee in een bepaalde categorie hoort.

4. Check of er consensus is en scherp de keuzes aan als dat nodig is.

   
   

Tips:

• Als er te veel ideeën in de 'Must-have'-categorie belanden, stel dan kritische vragen: is dit echt onmisbaar?

• Combineer deze methode met dot-voting als je snel wilt zien waar de grootste voorkeuren liggen.

1-2-4-allemaal

Dit is een mooie manier om stapsgewijs van individueel naar een groep te gaan. Bij grote groepen, complexe vragen en om ruis te verminderen. Je weet zeker dat iedere deelnemer er zelf over heeft nagedacht, heeft overlegd en ongeveer evenveel gewicht in de schaal legt.

Zo werkt het:

1. Kies met hoeveel prioriteiten je wilt overblijven, bijvoorbeeld twee. 

2. Iedereen schrijft dan voor zichzelf twee prioriteiten op. 

3. Vervolgens vormen de deelnemers duo’s. Uit hun gezamenlijke vier opties, kiezen ze er twee. 

4. De duo’s vormen een groepje van vier en herhalen de keuzes.

Tips:

• bij een echt grote groep kun je nog een stap ‘8’ inbouwen 

• Blijf je over met een meerdere punten maar hecht je toch aan een volgorde van belangrijkheid, dan kun je alsnog een rondje stickeren.

Kiezen vanuit energie

Vaak maken we eerst een keuze en zoeken we daarna argumenten om die te onderbouwen. Dat is niet erg; je brein neemt gewoon een snelle route. Zolang je maar open blijft staan voor verandering als je argumenten niet overtuigend genoeg zijn. Door te kiezen op basis van energie, krijg je een enthousiaste groep die meteen aan de slag wil.

Zo kun je het gestructureerd aanpakken:

1. Vraag de deelnemers welke ideeën hun energie geven. Alle ideeën die ze noemen gaan mee, zelfs als één persoon het genoemd heeft. 

2. Verdeel de ruimte in tweeën, denkbeeldig of met een stuk tape. Leg de ideeën in groepjes van twee voor: waar krijg je de meeste energie van? Ga op helft 1 staan voor het ene idee, en op helft 2 voor het andere.

3. Blijf ideeën vergelijken en combineren tot er één overblijft dat de meeste energie krijgt.

4. Vraag vervolgens om argumenten, om te checken of je echt op het juiste spoor zit.

5. Nog steeds energie? Dan is dit het idee om verder uit te werken. Bewaar de andere sterke ideeën als plan B of inspiratiebron.

Tip:

• Om verwarring over links en rechts te voorkomen, kun je in beide helften een symbool tapen.

Kiezen voor kiezen

En nu? Nu hoef je alleen nog maar te kiezen wélke methode je gaat gebruiken. Dot-voting is snel, de budgetmethode is speels, MoSCoW brengt structuur… Misschien moet je eerst even een matrix maken om de impact en inspanning van al deze methodes af te wegen? Of gewoon wat stickers plakken op je favoriet. Of je mailt mij voor een sessie op maat. Net zo makkelijk.