Het beste uit je heidag: voorbeeldprogramma met werkvormen

Een goed georganiseerde heidag vraagt om een helder doel, een doordacht programma en effectieve werkvormen. In dit blog lees je hoe je een heidag organiseert die écht impact heeft.

Je heisessie begint al ver voor het eerste kopje koffie. Namelijk: meteen bij de uitnodiging (hoe verder van tevoren, hoe beter). Er zijn veel dingen waar je aan kunt denken, die de sfeer bepalen. Locatie, lunch, timing. Allemaal belangrijke randvoorwaarden. Daar schreef ik dit blog over. Staat de basis? Dan kun je aan een programma werken.

Een heidag kan allerlei doelen hebben, maar meestal denk je met elkaar na over de toekomst. De opdrachten en werkvormen die ik hier beschrijf, hebben daar min of meer mee te maken. 

Een ochtendprogramma: reflectie en richting bepalen

Ik maak graag gebruik van de natuurlijke knip in een dag: de lunch. Er is een vóór en een na de lunch (die je natuurlijk goed laat verzorgen) Het beste van de dag gebeurt in de ochtend. Dan is iedereen nog vol energie. 

Aftrap: 10 minuten

Ik heet iedereen persoonlijk welkom en start zelf de sessie. De opdrachtgever geef ik even het woord om te benoemen waarom we hier zijn, maar voor de rest neem ik de leiding over. Het is als het ware een momentje van de autoriteit overdragen. Ik vertel kort wat we die dag gaan doen en maak een paar praktische afspraken, zoals over telefoongebruik.

Check-in: 30 minuten

Een team kent elkaar doorgaans goed, maar er is altijd wel iemand die nog niet zo lang meedraait. Een check-in brengt iedereen op hetzelfde niveau en helpt om samen te landen in het moment. Het creëert een gedeelde start en zorgt voor verbinding. Dit zijn fijne check-ins of nader-kennismakers die ik vaak gebruik: 

• Pandverbeuren

• De minibieb

• Beeldspraak

• Golflengte

• Bouw een droomdorp

Bouw een droomdorp!

Braindump: 20 minuten

Deelnemers komen de sessie in met van alles in hun hoofd. Maak daar gebruik van. En zorg dat wat je niet kan gebruiken, ook een plekje krijgt. Ik gebruik daar graag een braindump voor: in stilte gedachten opschrijven om het hoofd leeg te maken. Dat wat nuttig voor de sessie is, blijft, de rest mag naar de prullenbak.

De toekomst tegemoet: 60 minuten

Dan volgt de inhoud. Ga je de zoals in de meeste heisessies je voorbereiden op de toekomst, kies dan voor een mapping. Het doel is dat je een inschatting maakt van wat de toekomst waarschijnlijk brengt én vraagt. Deze vormen gebruik ik graag:

• De tijdmachine

• Zorgen, kansen, dromen

Thema bepalen: 20 minuten

Een themawoord kiezen vind ik heel lekker werken. Het houdt je bij de les voor de rest van de dag, en als het goed is ook tijdens het uitvoeren van het plan. Dat kan op verschillende manieren:

• Deelnemers kiezen een beeldkaart en verzinnen een passend woord of een combinatie van woorden bij. Stapsgewijs (tweetallen, viertallen, plenair) maken ze keuzes, tot er één overkoepelend thema overblijft.

• Laat iedereen een woord nomineren en speel een paar rondjes twister.

Hard gewerkt? Tijd voor lunch!

Een middagprogramma: van idee naar actie

Wanneer een team samenkomt om richting te bepalen, is het belangrijk dat iedereen betrokken raakt. Niet alleen ideeën verzamelen, maar ook om ze concreet te maken en te zorgen dat iedereen verantwoordelijkheid voelt.

Ideeën verzamelen: 30 minuten

De situatieschets van de ochtend vormt de basis voor deze stap. Stel de vraag: ‘Hoe kunnen we ons voorbereiden op of inspelen op... [element uit de toekomst]?’ Een brainstorm dus. Waarschijnlijk zijn er inmiddels twee of drie belangrijke elementen naar voren gekomen, bijvoorbeeld via het gekozen themawoord. Twijfel je? Stem dan in de pauze even af met de opdrachtgever. Zorg dat er minstens drie ideeën uit de brainstorm komen om verder op door te gaan. Dat kunnen ideeën bij dezelfde vraag zijn.

Energizer: 10 minuten

After-lunch-dip? Niet bij jou! Houd een energizer achter de hand, bijvoorbeeld:

• 30 seconds op maat

• De tennnisbal

Doelen uitwerken: 45 minuten

De groep verdeelt zich over verschillende ideeën en werkt per onderwerp een aantal vragen uit. Afhankelijk van hoeveel uitvoering de deelnemers uiteindelijk op zich nemen, gebruik je de ene vraag wel en de andere vraag niet. Stem dit van tevoren af met de opdrachtgever.

• Wat betekent succes binnen dit thema?

• Hoe meten we of we op de goede weg zitten?

• Wie neemt de leiding en wie doet wat?

• Welke mijlpalen moeten we onderweg halen?

• Wat hebben we nodig om dit voor elkaar te krijgen?

• Welke risico’s of obstakels kunnen we verwachten?

Je kunt er een vragenlijst op flipoverformaat van maken, maar ook een invulbare visual, zodat het resultaat te snappen is als een verhaal.

Presenteren en feedback: 30 minuten

Na de uitwerking presenteert elk groepje kort hun plan. Dit is geen moment van uitgebreide discussies, maar een kans om vragen te stellen en waar nodig nog wat bij te schaven. Op deze manier heeft iedereen hetzelfde beeld bij de plannen.

Prioriteren: 10 minuten

Nu alle plannen op tafel liggen, is de vraag: waar beginnen we? Deze vragen helpen daarbij:

• Van welk doel worden jullie het meest enthousiast?

• Welk doel heeft de grootste impact op de organisatie?

• Welk doel heeft de doelgroep het hardst nodig?

  
  

Bespreek het mondeling of laat de deelnemers per vraag stickeren. De rangorde die zo ontstaat is niet op basis van gevoel of hiërarchie, maar van gezamenlijk inzicht.

Tijdlijn uitwerken: 30 minuten

Zodra je weet wat de belangrijkste doelen zijn, kijk je naar de weg ernaartoe. Dit maak je het beste zichtbaar met een tijdlijn. Werk van achter naar voren: als we in oktober een bepaald resultaat willen behalen, welke mijlpaal moet dan in september staan? En in augustus? Zo bouwen je een haalbare tijdsplanning op die logisch voelt voor iedereen. Koppel ook personen aan de mijlpalen en laat ze fysiek bij de punten gaan staan waar ze verantwoordelijkheid voor willen nemen. Dit maakt het plan niet alleen concreet, maar ook persoonlijk. Ik zorg er altijd voor dat ik dit heel goed vastleg, zodat ik het helder kan terugkoppelen.

Afsluiting en reflectie: 10 minuten

Ik sluit graag af met een korte samenvatting: wat hebben we vandaag bereikt? We herhalen het jaarthema, benoemen de belangrijkste doelen en laten de inzichten even landen. Tot slot doe ik een rondje ‘popcornreflectie’: iedereen die iets wil delen, mag dat kort doen. Geen verplichte ronde, gewoon losse gedachten en observaties. Een laagdrempelige manier om de energie van de sessie vast te houden en met een helder gevoel naar huis te gaan.

Tussendoor

Bij elkaar opgeteld is dit programma minder dan zes uur, maar daar kom ik altijd wel aan. Ik neem een hoop buffertijd. En: pauzes! Beter te veel pauzes dan te weinig. Zorg voor koffie- thee- en wc-pauzes en moedig de deelnemers aan om zelf ook aan te geven wanneer ze aan pauze toe zijn.

Dit is een basisprogramma van hoe je een heidag zou kunnen inrichten. Een echte effectieve heisessie is afgestemd op het vraagstuk en de groep. Of misschien heb je wel een meerdaagse gepland? Hoe dan ook, ik hoop dat je hier inspiratie uit haalt. En mocht je toch een externe begeleider zoeken, neem dan even contact met me op. Ik help je graag!